Лев Ванян

Основы предсказуемости бизнеса — формализация бизнес-процессов

Довелось мне некоторое время назад иметь дискуссию о упорядочивании процесса предпродаж и перевода всего проектного процесса в нормальное русло.

Суть проблемы: есть большое количество телодвижений на предмет создания возможностей для продажи, но нет реального превращения абсолютного большинства этих встреч в сами продажи.

Когда какая-либо компания в составе двух инженеров, проектного менеджера и одного менеджера по продажам вырастает по размеру до такой, где ведется множество проектов одновременно, а один и тот же инженерный ресурс обслуживает все проекты, есть повод установить единый бизнес-процесс для всех. В чем это заключается и зачем это нужно?

Заключается в стандартизации подхода к управлению проектом, который де-факто начинается с самой первой деловой встречи. Попробую представить это в виде маленькой диаграммы:

Рисунок 1: общая диаграмма бизнес-процесса продажи технического проекта

На этой диаграмме условного бизнес-процесса обозначены четыре основные точки принятия решений и три сегмента между ними. Каждый из обозначенных сегментов отображает ту работу, которая проводится между точками принятия решений.

Я обозначил только четыре точки: на самом деле их может быть больше или меньше – в зависимости от конкретной компании и методики ее работы.

На этой схеме точка №1 – это то место, с которого вы начинаете проект. Вы определяете, что бизнес-деятельность с некоторым потенциальным заказчиком может реализоваться в проект. Вы определяете тему проекта, делаете некоторые наброски относительно целей проекта (план продаж), оцениваете, какой бюджет продаж вам по карману и как это соотносится с планом продаж и стратегическими целями компании.

По факту принятия позитивного решения в точке №1, вы начинаете деятельность по проработке возможностей продаж: идентифицируете возможности методом сбора информации внутри компании-клиента, изучаете их бизнес-процессы, их цели и стратегические планы, определяете ваших конкурентов, их уровень цен. Зафиксированные возможности вы анализируете, оцениваете порядок использования вашего ресурса для их реализации, составляете проектные планы, проводите семинары с разъяснением ваших решений. Отзывы собираете и вместе с подготовленной вами информацией оформляете в виде концепций, которые утверждаете у заказчика.

В точке №2: утвердил ли заказчик ваши концепции? Какие были замечания? Оцените, совпадают ли цели, определенные в точке №1 с теми направлениями, которые идентифицировали в ходе реализации подготовки к принятию решения в точке №2. Посмотрите, стоит ли продолжать проект и выльется ли он в потенциальную продажу: оцените рентабельность, если вы не «достаете» отсюда деньги, но готовы инвестировать в PR или потенциальные будущие продажи – интересно ли вам это. Если вы решаете продолжать дальше, определите и закрепите программные направления. После принятия позитивного решения в этой точке, вы не сможете их менять (для этого необходимо будет начинать процесс с первой точки).

Если вы решили продолжить, вы приступаете к оформлению концепций в виде технических заданий, подготовке черновиков документов технического проекта, «морально» подготавливаете персонал клиента к ведению проекта, составляете планы проведения работ, матрицу распределения ответственности сторон в объеме требуемых работ, согласовываете перечень и детализацию проектной документации. Обязательным условием является подготовка текстов договоров, бюджетная оценка рисков.

Таким образом, мы подходим вплотную к точке, где обязательства сторон оформляются юридически – точка №3. Еще раз трезво посмотрите на объем работ, проектные риски, проектный и рисковый бюджет, и оцените общую рентабельность. Если вы таки решили подписать договор, переходим к его исполнению.

Если мы хорошо подготовились на предыдущих стадиях, с реализацией проекта значимых проблем быть не должно. В ходе реализации проекта, в полном соответствии с техническим заданием и техническим проектом, составляется программа тестирования (испытаний), а также подготавливается договор на поддержку и сопровождение. Тестирование (испытания) проводится по окончании работ.

Точка №4: Подписывается акт приема-передачи после успешного проведения тестов. Не забудьте приложить усилия по распиариванию результатов своей работы, если иное не исключено договором с заказчиком. Все проблемы, которые встречались в ходе проведения и реализации проекта желательно сложить в базу знаний.

Для ведения большого количества проектов, необходимо составить перечень формальных внутренних документов, которые заполняются в каждой точке. Таким образом, при грамотном составлении этих формальных документов и обязательном их заполнении, проект всегда будет прозрачен от начала и до конца – сквозь все его стадии. А это позволит без особых проблем аттестовать свое предприятие на соответствие ISO 9001.

Автоматизация этого бизнес-процесса может быть выполнена с использованием Web-технологий.